Cuando el Excel deja de alcanzar

Casi toda empresa empieza a ordenarse con una planilla. Un Excel para el inventario, otro para las reservas, uno más para hacer seguimiento a los clientes. Es rápido, cualquiera en el equipo sabe usarlo y, durante un buen tiempo, funciona perfecto. En una encuesta del Ministerio de Economía con datos de 2018, solo el 22% de las pymes chilenas usaba un sistema de gestión (ERP) y apenas el 5%, un software para administrar clientes¹.

Hoy a esas planillas se les suma la IA. En Chile, el 88% de los líderes comerciales dice usarla en su trabajo, aunque solo 2 de cada 10 empresas la tiene realmente integrada a sus procesos². Y ayuda, sobre todo a la hora de migrar: ordena datos, detecta duplicados y propone cómo estructurar columnas que llevan años creciendo sin reglas.

Pero la IA trabaja con lo que le pasan. Si hay tres versiones del mismo archivo, analiza la que recibió, sin saber si es la vigente. El propio Microsoft advierte que la función de IA de Excel solo ve los datos que se le indican, puede dar respuestas incorrectas y no conviene usarla en reportes financieros ni en tareas que exigen exactitud³.

Tampoco resuelve la seguridad. En 2025, el 13% de las organizaciones reportó brechas en modelos o aplicaciones de IA, y el 97% de ellas no tenía controles de acceso adecuados para esas herramientas⁴. Y cuando algo se rompe, la IA no restaura un respaldo ni corrige la causa para que el error no se repita.

Nadie decide un día dejar de usar Excel. Simplemente, en algún punto, deja de alcanzar, y sumarle IA no cambia el fondo del problema: una planilla no avisa cuando algo está mal. En 2020, la agencia de salud pública de Inglaterra dejó fuera de sus reportes cerca de 16.000 casos de covid porque sus planillas llegaron al tope de filas, y nadie lo notó a tiempo⁵. Las auditorías de planillas reales encuentran errores en el 94% de los archivos revisados⁶.

Ahí es donde un sistema a medida empieza a tener sentido. La información vive en un solo lugar, cada persona tiene permisos claros, hay respaldo e historial de cambios, y las alertas y los reportes salen solos. Sobre esa base la IA rinde mucho más. Sin ella, muchos proyectos de IA no llegan a puerto: Gartner proyectó en 2025 que, hasta fines de 2026, las organizaciones abandonarían el 60% de los proyectos de IA que no contaran con datos preparados para ella⁷.

Eso no significa que toda empresa necesite un sistema propio. Muchas operan bien con herramientas genéricas, y forzar una solución a medida donde no hace falta solo suma costo y complejidad. La pregunta que vale la pena hacerse es si la planilla, aun con IA, sigue alcanzando para la forma en que ese negocio opera hoy.

En Slash, antes de proponer un sistema, partimos por entender cómo se está trabajando hoy: qué se hace a mano, dónde se pierde tiempo y qué información se necesita realmente para operar. Desarrollamos sistemas a medida para reservas, inventario, logística y gestión de clientes, entre otros, y el foco está siempre en el problema real del negocio, no en la funcionalidad que suena interesante.

Una planilla no falla de un día para otro. Falla en cámara lenta, hasta que alguien saca la cuenta de todo el tiempo que se ha perdido.

Notas

1. Ministerio de Economía, Fomento y Turismo (2020). Informe General de Resultados: Encuesta de Acceso y Uso de TIC en Empresas, año de referencia 2018. La encuesta no incluye microempresas.
2. HubSpot (2026). Informe ¿Tu IA produce más, pero no produce mejor en 2026?, encuesta a 720 líderes de marketing, ventas y servicio en Latinoamérica y España (102 en Chile). Citado en Emol, 26 de mayo de 2026. Es un estudio de una empresa de software.
3. Microsoft Support. "Función COPILOT" (Excel). Recomienda usar fórmulas nativas para tareas que requieren exactitud o reproducibilidad.
4. IBM y Ponemon Institute (2025). Cost of a Data Breach Report 2025, comunicado del 30 de julio de 2025. Estudio global.
5. The Conversation (octubre de 2020). "Why you should never use Microsoft Excel to count coronavirus cases". Ver también Kelion, L. (5 de octubre de 2020), "Excel: Why using Microsoft's tool caused Covid-19 results to be lost", BBC News.
6. Panko, R. R. (2015). "What We Don't Know About Spreadsheet Errors Today". Proceedings of the EuSpRIG 2015 Conference. Cifra agregada de seis estudios que auditaron 85 planillas en uso.
7. Gartner (26 de febrero de 2025). "Lack of AI-Ready Data Puts AI Projects at Risk". Basado en una encuesta a 1.203 líderes de gestión de datos.